1. Verantwortlicher und Datenschutzkontakt
SynComNet GmbH
Kesslerweg 10
48155 Münster, Deutschland
E-Mail: info@syncomnet.com
Telefon: +49 251 39533 72
Geschäftsführung: Marcus Backes und Jörg Sandkuhle
Handelsregister: Amtsgericht Münster, HRB 14225
Umsatzsteuer-ID: DE 287591885
Kontakt zum Datenschutzbeauftragten: datenschutz@syncomnet.com. Anbieterangaben gemäß SynComNet-Impressum.
2. Welche Daten wir verarbeiten
Beim Aufruf können insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, angefragte Adresse, Browserinformationen und technische Fehlermeldungen verarbeitet werden. Bei der Anmeldung und Nutzung verarbeiten wir die hinterlegte E-Mail-Adresse, Anzeigenamen, Benutzerkennung, Passwort-Hash, Kontostatus, Berechtigungen sowie Anmelde- und Sicherheitsnachweise.
Im geschützten CRM werden je nach Berechtigung Firmen- und Kontaktdaten, Kommunikationsnotizen, Kampagnen, Newsletter und zugehörige Aktivitäten verarbeitet. Diese können von berechtigten Nutzern eingegeben, importiert oder über freigegebene Schnittstellen bereitgestellt werden. Für Kontakte, deren Daten nicht direkt bei ihnen erhoben werden, sind erforderliche gesonderte Informationen nach Art. 14 DSGVO zu berücksichtigen. Diese Seite ersetzt keine kampagnenbezogenen Datenschutzhinweise.
3. Zwecke und Rechtsgrundlagen
Wir verarbeiten Daten zur Bereitstellung des CRM, zur Verwaltung von Zugängen und Berechtigungen, zur geschäftlichen Zusammenarbeit sowie zur Absicherung und Fehlerbehebung. Rechtsgrundlage ist, soweit erforderlich, Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO für die Erfüllung eines Vertrags mit der betroffenen Person oder Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Berechtigte Interessen sind ein sicherer Betrieb, die Vermeidung von Missbrauch und die Organisation geschäftlicher Kommunikation. Bei Beschäftigtendaten ist zusätzlich § 26 BDSG zu berücksichtigen, soweit dessen Voraussetzungen vorliegen.
Für gesetzlich erforderliche Verarbeitungen gilt Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO. Soweit eine Verarbeitung auf Einwilligung beruht, gilt Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO. Die Zulässigkeit einzelner Kontaktaufnahmen und Kampagnen ist unabhängig von der technischen Nutzungsmöglichkeit zu prüfen.
4. Sitzungen und lokale Einstellungen
Für die Anmeldung und Sicherheitsprüfungen werden technisch erforderliche Sitzungscookies verwendet. Lokale Browserspeicher können Oberflächeneinstellungen wie den Zustand des Menüs speichern. Diese Funktionen dienen dem angeforderten Dienst; soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, stützt sich der Gerätezugriff auf § 25 Abs. 2 TDDDG. Die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten richtet sich nach den oben genannten Rechtsgrundlagen.
Ohne erforderliche Sitzungsfunktionen ist die Anmeldung gegebenenfalls nicht möglich. Die hier verlinkten öffentlichen Informationsseiten benötigen dagegen keine Anmeldung.
5. Anmeldung mit Google
Wenn Sie die Google-Anmeldung auswählen, werden Sie zum Anmeldedienst von Google weitergeleitet. Anbieter ist für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum grundsätzlich Google Ireland Limited. Google erhält dabei technische Verbindungsdaten und Informationen über den Anmeldevorgang. Das CRM erhält einen geprüften Identitätsnachweis, eine Anbieterkennung und gegebenenfalls E-Mail- und Profilangaben. Ihr Google-Passwort wird nicht an das CRM übermittelt.
Eine von Google bestätigte E-Mail-Adresse kann bei der ersten Anmeldung zur Zuordnung zu einem eindeutigen aktiven CRM-Bestandskonto verwendet werden. Anschließend wird die Verbindung über die geprüfte Google-Identität geführt. Es werden dadurch keine neuen CRM-Benutzer angelegt. Bei der Standard-Anmelderegel wird nach dem ersten erfolgreichen SSO-Login die lokale Passwortanmeldung gesperrt; bestehende Sitzungen und Passwortvergabelinks werden widerrufen. Die Administration kann ausdrücklich andere Anmeldewege erlauben; die Wiederfreigabe eines gesperrten Passwortzugangs erfordert eine gesicherte Bestätigung und ein neues CRM-Passwort. Widerrufene oder widersprüchliche Verknüpfungen bleiben gesperrt. Die Anmeldung dient der Zugangssicherung auf den unter Ziffer 3 beschriebenen Grundlagen; eine daneben erforderliche Einwilligung wird gesondert eingeholt.
Details zur Verarbeitung durch Google: Google-Datenschutzerklärung.
6. Anmeldung mit Microsoft
Microsoft-SSO steht für aktive berechtigte CRM-Benutzer zur Verfügung. Bei der ersten Anmeldung kann eine von Microsoft als domänengeprüft bestätigte E-Mail-Adresse ein eindeutiges bestehendes CRM-Konto zuordnen, auch wenn dieses bereits einen anderen SSO-Anbieter verwendet. Allein der Aufruf dieser Seite startet keinen Microsoft-Anmeldevorgang.
Geschäftskonten aus allen Entra-Tenants werden über Microsoft Entra ID angemeldet. Zu den beteiligten Anbietern gehört Microsoft Ireland Operations Limited. Verarbeitet werden technische Anmeldedaten sowie die geprüfte Anbieter-, Tenant- und Benutzerkennung und gegebenenfalls Profilangaben. Microsoft-Passwörter werden nicht an das CRM übermittelt. CRM-Berechtigungen werden weiterhin im CRM verwaltet; ein Microsoft-Tenant ist kein CRM-Mandant. Nach der ersten Zuordnung erfolgt die Anmeldung über die geprüfte Anbieter-, Tenant- und Benutzerkennung. Ungeprüfte E-Mail-Adressen reichen für die Erstzuordnung nicht aus; widerrufene Verknüpfungen werden nicht automatisch reaktiviert. Es werden keine neuen CRM-Konten angelegt.
Weitere Informationen: Microsoft-Datenschutzbestimmungen.
7. Google Analytics – derzeit nicht eingebunden
Im aktuellen CRM-Code ist Google Analytics nicht eingebunden. Durch diese Datenschutzerklärung werden keine Analytics-Skripte geladen und keine Analyse-Cookies gesetzt.
Ein späterer Einsatz zur Reichweiten- und Nutzungsanalyse erfolgt erst nach gesonderter Freigabe und einer wirksamen vorherigen Einwilligung, soweit erforderlich nach § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO. Eine Ablehnung darf die notwendige CRM-Anmeldung nicht verhindern. Analyse-Tags dürfen ohne Einwilligung nicht geladen werden; die Einwilligung muss für die Zukunft widerrufbar sein.
Vor einer Aktivierung sind insbesondere die eingesetzte Analytics-Version, Ereignisse und Kennungen, Speicherdauer, Empfänger, Vertragsgrundlagen und mögliche Drittlandübermittlungen konkret zu ergänzen. CRM-Kontaktdaten, Nachrichteninhalte, Zugangsdaten und Tokens dürfen nicht an Analytics übermittelt werden. Es gibt derzeit keine Analytics-Einwilligung und keinen aktivierten Analytics-Dienst im CRM.
8. Empfänger, Hosting und Drittlandbezug
Das CRM wird bei der STRATO GmbH auf einem PowerWeb-Paket gehostet. Im Rahmen des Betriebs können Hosting- und gegebenenfalls beauftragte Support- oder Versanddienstleister Daten erhalten. Innerhalb des CRM erhalten ausschließlich berechtigte Personen und ausdrücklich freigegebene Integrationen Zugriff im jeweiligen Berechtigungsumfang. Erforderliche Auftragsverarbeitungsverträge und Zugriffsregelungen sind vom Verantwortlichen sicherzustellen.
Bei Google- und Microsoft-Diensten kann ein Drittlandbezug, insbesondere zu den USA, bestehen. Ob ein Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 DSGVO oder geeignete Garantien nach Art. 46 DSGVO greifen, ist für den konkreten Dienst und Empfänger zu prüfen. Eine pauschale Zusage ausschließlich europäischer Verarbeitung wird nicht gegeben. Informationen über die für den jeweiligen Einsatz maßgeblichen Garantien erhalten Sie über den Datenschutzkontakt.
9. Speicherdauer und Bereitstellung
Personenbezogene Daten werden so lange gespeichert, wie sie für den jeweiligen Zweck benötigt werden oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bzw. die Sicherung berechtigter Ansprüche eine weitere Speicherung erfordern. Danach werden sie gelöscht oder, soweit erforderlich, in der Verarbeitung eingeschränkt. Konten, CRM-Inhalte, Sicherheitsnachweise, Serverprotokolle und Sicherungen können unterschiedlichen Fristen unterliegen.
Informationen zu den konkret geltenden Aufbewahrungsfristen für Hostingprotokolle, Sicherheits-Audit, CRM-Inhalte und Sicherungskopien erhalten Sie über den Datenschutzkontakt. Zeitlich begrenzte Passwortlinks und OIDC-Anfragen ersetzen keine Aufbewahrungsregelung.
Die für ein berechtigtes Benutzerkonto und dessen sichere Anmeldung erforderlichen Daten müssen bereitgestellt werden, wenn Sie den geschützten Arbeitsbereich nutzen möchten. Ohne diese Angaben kann kein Zugang bereitgestellt werden.
10. Ihre Rechte und Kontakt
Nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Datenübertragbarkeit. Einer auf berechtigte Interessen gestützten Verarbeitung können Sie nach Art. 21 DSGVO widersprechen. Eine Einwilligung kann mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden; die bisherige Rechtmäßigkeit bleibt unberührt.
Kontakt: datenschutz@syncomnet.com. Außerdem können Sie sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen.